ASCAVO.VESTA
Unsere offene und unabhängige Systemlösung für Wohnungsunternehmen auf Basis SAP® S/4HANA®. Sie nutzt Branchenstandards und lässt sich flexibel anpassen, erweitern und integrieren. ASCAVO.VESTA ermöglicht durch seine Offenheit systemübergreifende Digitalisierung mit beliebigen Drittsystemen. Kunden können die Lösung eigenständig weiterentwickeln und on-premise oder in der Cloud betreiben.
ASCAVO.VESTA
Die offene und unabhängige Systemplattform für die Wohnungswirtschaft auf Basis SAP®
ASVACO.VESTA richtet sich vor allem Wohnungsunternehmen und Immobilienunternehmen, die eine zukunftsfähige offene Systemlösung suchen, welche einerseits auf Branchenstandards setzt, aber es gleichzeitig ermöglicht, dasSystem flexibel in die eigene Digitalisierungsstrategie einzubetten. Nutzern von ASCAVO.VESTA steht es frei, welche weiteren IT-Lösungen sie integrieren möchten (PropTechs, digitale Vermietung, Rechnungsworkflow, mobile Mieter- und Kundenapps, Dokumentenmanagementsysteme, Instandhaltungs- und Baumanagement). Damit haben Nutzer von ASCAVO.VESTA die Freiheit zu entscheiden, welche Prozesse sie mit welchen Lösungen systemübergreifen und unter Einbeziehung von Mietern und Lieferanten digitalisieren möchten und sind nicht beschränkt auf eine begrenzte Auswahl von Partner-Lösungen. Kunden von ASCAVO können zudem die Nutzungsrechte an ihrer Implementierung von ASCAVO.VESTA für eigene Zwecke erhalten und können die Lösung somit unabhängig von ASCAVO frei integrieren und weiterentwickeln. ASCAVO.VESTA basiert auf SAP® S/4HANA® und kann on-premise oder in der Cloud betrieben werden.
Vorteile der neuen, unabhängigen wohnungswirtschaftlichen Plattform
Offenheit
- Offen für Integration mit beliebigen IT-Lösungen dritter Anbieter
- Kunden können zu integrierende IT-Produkte frei wählen
- Keine Beschränkung auf geringe Auswahl an Komplementärlösungen mit
Kooperationsvertrag oder über einen gebührenpflichtigen Marketplace für
Komplementärlösungen
Vorteil: Freiheit in Auswahl von Komplementärlösungen
Unabhängigkeit
- Nutzt den SAP®-Standard
- Kunden können die Nutzungsrechte für eigene Nutzung erhalten
- Kann prinzipiell auch unabhängig von ASCAVO betrieben und weiterentwickelt
werden
Vorteil: Freiheit in Auswahl und Wechsel von Systemanbietern
Technologie der nächsten Generation
- Basiert auf SAP® S/4HANA®; also auf neuster verfügbarer Technologie
- Integration von Cloud-Services und nutzerorientierter Apps
- Fundament für Digitalisierung
Vorteil: Sofortige Effizienzgewinne durch innovative Lösungen möglich
Individualisierung
- Kundenspezifisch konfigurierbar
- Integration in vorhandene Systemlandschaften
- Passt sich an Digitalisierungsstrategien des Kunden an
Vorteil: Hebung kundenspezifischer Effizienzen
Full Service
- Lizenzkauf, Hosting, Cloudbetrieb, Wartung und Service durch ASCAVO oder
unabhängige Partner
Vorteil: Flexibilität in der Inanspruchnahme von Serviceleistungen
Weitere Infos finden Sie hier als PDF-Dokumente:
ASCAVO.VESTA
Success Story KSG
Trend: system- und unternehmensübergreifende Digitalisierung
In der Vergangenheit wurde versucht, möglichst viele Prozesse in einem umfassenden ERP- System abzubilden und Spezialanwendungen zu Gunsten des ERP-Systems abzulösen, da eine Integration vieler Spezialanwendungen aufgrund technologischer Beschränkungen aufwändig oder nicht möglich war. In jüngster Zeit hat sich dieser Trend aber wieder umgekehrt. Aufgrund von neuen API- und Cloud-Technologien werden Prozesse über verschiedene Systeme hinweg und auch unter Einbindung von Mietern, Lieferanten und anderen Dritten abgebildet. Für eine system- und unternehmensübergreifende Digitalisierung ist eine offene Plattform wie ASCAVO.VESTA die Grundvoraussetzung.
Früher:
- Wohnungswirtschaftliche ERP-Lösung als „Monolith“ deckt überwiegenden Teil der
Prozesse ab - Nur wenige Satellitensysteme mit Punkt-zu-Punkt-Verbindungen zum ERP-System
Integration nur innerhalb des eigenen - IT-Netzwerks
Anbindung von Lösungen dritter Anbieter nur eingeschränkt zugelassen
Heute:
- ASCAVO.VESTA als Teil eines Verbunds aus verschiedenen Anwendungen
- sowohl „on-premise“ (d.h. im eigenen Netzwerk) als auch in der Cloud
- Integration von Cloud-Anwendungen
- Offenheit für beliebige Drittlösungen
- Eröffnet neue Möglichkeiten zur Kooperation
mit, Mietern, Eigentümern, , Handwerkern, Bau-Dienstleistern
Vorteil ASCAVO.VESTA: Offenheit und Integration als Grundstein für eine weitreichende
Digitalisierungsstrategie
ASCAVO.VESTA: Funktionsumfang SAP® S/4HANA® -Kernsystem
Funktionsumfang von ASCAVO.VESTA
Kaufmännisches Immobilienmanagement
- Vermietung
- Mietenbuchhaltung
- Mietzinsberechnung
- Nebenkostenabrechnung
- WEG-Verwaltung
Details
Funktionalitäten und Besonderheiten
Stammdaten
- Wirtschaftseinheiten, Grundstücke, Gebäude, Mietobjekte
- Nutzungsarten, Bemessungsarten, Umlagegrößen
- Optionale Differenzierung von Gebäuden in Baukörper und Hauseingang
- Zähler
- Abrechnungsstrukturen für Nebenkostenabrechnung
Mietverträge
- Vertragsstammdaten
- Verwaltung von Konditionen
- Markt-/Zielmiete
- Vertragsmiete
- Kündigungen, Verlängerungen und Optionen
- Vermietung und Anmietung
- Wiedervorlagen
- Zusatztexte
Mietenbuchhaltung
- Mietsollstellung, Leerstandssollstellung (kalk. Opportunitätskosten für Leerstand)
- Virtuelle Bankkonten pro Mietvertag (gezielte Zuordnung von Zahlungseingängen)
- Kautionsverwaltung
- Mietrechnung
- Zentrales Mietenbuchhaltungscockpit
(Ausziffern, Umbuchen direkt in Einzelpostenliste; Absprünge in Vertrag, Korrespondenz etc.) - Einmalbuchungen
- Mahnwesen
Mietzinsanpassung
- Mietspiegel
- Garagenanpassung
- Wirtschaftlichkeitsberechnung
- Freie Anpassung
- Indexanpassung
- Korrespondenz
Nebenkostenabrechnung
- Umlage Betriebskosten
- Umlage Heizkosten (intern und extern)
- Datenträgeraustauschverfahren
- Übernahme Zählerstände aus E-Satz
- Integration der Anlagen der Heizkostenabrechnungsdienstleister in die eigenen Schreiben
- Zählermanagement
- Anpassung Vorauszahlungen
- Abrechnungskorrespondenz
WEG-Verwaltung
- Dritt-/Sondereigentumsverwaltung, Mischverwaltung
- Hausgeld, Rücklagen
- Abrechnung
Mitgliederverwaltung für Genossenschaften
- In Planung
Reporting
- Reporting über Immobilienbestand, Verträge, Leerstand
- Auswertung Flächen, Sollmieten, Mietzinsanpassungen
Vorteile:
- Transparenz
- Detaillierte Darstellung der Immobilienstrukturen im System
- Vertrags- und Fristenüberwachung
- Prüfreports und Bearbeitungs-möglichkeiten
- Qualitätssicherung
- Prüfungen
- Automatische Berechnungen
- Automatisierung
- Simulation, Prüfung und Ausführung der Zinsanpassungen und Nebenkostenabrechnungen, WEG-Abrechnungen
- Korrespondenzerstellung
- Integration
- Hauptbuch
- Zahlungsverkehr
- Mahnwesen
- Profit-Center-Rechnung
- Transparenz
- Detaillierte Darstellung der Immobilienstrukturen im System
- Vertrags- und Fristenüberwachung
- Prüfreports und Bearbeitungs-möglichkeiten
- Qualitätssicherung
- Prüfungen
- Automatische Berechnungen
- Automatisierung
- Simulation, Prüfung und Ausführung der Zinsanpassungen und Nebenkostenabrechnungen, WEG-Abrechnungen
- Korrespondenzerstellung
- Integration
- Hauptbuch
- Zahlungsverkehr
- Mahnwesen
- Profit-Center-Rechnung
Technisches Facility Management
- Technische Objektbeschreibung
- Meldungen
- Kleinreparaturen
- Wartung
Details
Funktionalitäten und Besonderheiten
Strukturen
- Abbildung Immobilienstruktur
- Abbildung Technischer Gebäudeausrüstung, technischer Anlagen
- Abbildung Außenanalgen
Auftragsabwicklung
- Meldungserfassung und –verfolgung
- Beauftragung externer Handwerker über Einkauf
- Alternativ: Integriert über Handwerkerkopplung (Komplementärlösung, z.B. Datatrain) mit Beauftragung von Handwerkern und Dienstleistern an mobile Cockpits
- In Planung: Steuerung eigener Mitarbeiter / Regiebetrieb
Reporting
- Integriert über Handwerkerkopplung (Komplementärlösung, z.B. Datatrain)
- Automatisierte Wartungs- und Verkehrssicherungsbeauftragung und Monitoring
- Vereinfachte Abrechnung und Leistungserfassung
Vorteile:
- Synchronisation
- Gebäude und Mietobjekte
- Kaufmännische und technische Bewirtschaftung
- Automatische Workflows
- Beauftragung
- Leistungsabrechnung
- Transparenz
- Fristen- und Leistungskontrolle
Instandsetzung, Bau, Projektentwicklung
- Planung, Budgetierung
- Freigabe
- Controlling
Details
Funktionalitäten und Besonderheiten
Projektstrukturen
- Projektstruktur angelehnt an DIN276
- Projektstruktur für Instandhaltung
- Projektstruktur für Modernisierung, Sanierung, etc.
- Beauftragung
Planwerte
- Hinterlegung von Gesamtwerten
- Hinterlegung von Jahreswerten
- Verfolgung von Gesamtbudgets
- Verfolgung von Jahresbudgets
Reporting
- Plan-/Ist-Vergleich
- Projektauswertungen: Plan, Budget, Obligo, Ist, Verfügtes Budget, Freies Budget
Vorteile:
- Transparenz
- flexible Projekt- und Maßnahmenstrukturen
- Integration
- Kaufmännische und technische Sicht
- Controlling
- Laufende Überwachung
- Ergebniskontrolle
- Transparenz
- flexible Projekt- und Maßnahmenstrukturen
- Integration
- Kaufmännische und technische Sicht
- Controlling
- Laufende Überwachung
- Ergebniskontrolle
Beschaffung
- Leistungsverzeichnisse
- Einheitspreisabkommen
- Obligo
- Freigabe
Details
Funktionalitäten und Besonderheiten
Einkauf
- Beschaffungsprozesse für
- technisches Facility Management
- Bau und Projektentwicklung
- Interne Beschaffung
Beauftragung
- Standard-Leistungsverzeichnisse und -Einheitspreisabkommen mit Dienstleistern
- Budget und Gewerkestruktur
- Fokus: 4-Augenprinzip und Freigaben bei Bestellung
Reporting
- Überwachung beauftragter Leistungen
- Budgetverfolgung, Obligo
- Gewährleistungsverfolgung und Bürgschaftsverfolgung
- Integrierte Rechnungsbuchung mit Bezug zu Bestellungen
Vorteile:
- Integration
- Projekt- und Maßnahmenstrukturen
- Budgetkontrolle
- Rechnungsbuchung/ Gutschriften
- Transparenz
- Kaufmännische und technische Sicht
- Flexibilität
- Flexible Freigaben
- Laufende Überwachung
Rechnungswesen
- Bilanz, GuV, E-Bilanz
- Anlagenbuch
- Darlehen
- Rechnungseingang/-freigabe
- Zahlungsverkehr
- Forderungsmanagement, Mahnwesen
- Umsatzsteuer
Details
Funktionalitäten und Besonderheiten
Hauptbuch
- Wohnungswirtschaftlicher Kontenplan
- Handels- und Steuerbilanz in parallelen Ledgern in Hauptbuch/Anlagenbuch
- Sachkontenbuchungen
- Dauerbelege
- Saldenverzinsung
- Ledgerspezifische Buchungen
- Optional: Vorsteueraufteilung und Vorsteuerbehandlung
Reporting - Hauptbuch
- Bilanz/GuV (HBG, Steuerrecht)
- Bilanz/GuV pro Profit-Center / Immobilie
- Saldenlisten, Verkehrszahlen, OP-Liste
- Umsatzsteuervoranmeldungen
- E-Bilanz
- DART: Datenbereitstellung für Prüfungen (WP, Finanzbehörden)
Vorteile – Hauptbuch
- Parallele Ledger
- Separate Bücher für Handels-/Steuerrecht
- Ledgerspezifische Buchungen
- Transparenz
- Umfassendes Reporting
- Durch Anwender anpassbar
- Nachvollziehbarkeit
- Revisionsgerechte Protokollierung
Debitoren-, Kreditorenbuchhaltung
- Debitoren-/Mieter-/Kreditorenstammdaten
- Prüfung gegen EU-Sanktionsliste/-Geldwäscheliste
- Rechnungen, Gutschrift und Zahlungseingänge
- Ausziffern und Umbuchen direkt in den Einzelpostenlisten
- Dauerbelege
- Debitorische/Kreditorische Verträge mit periodischen Buchungen
- Mahnen mit verschiedenen Mahnverfahren
- Kreditorenbuchhaltung integriert mit Einkauf, technischem Facility Management, Bau und Projektentwicklung
- Gutschriftverfahren
- 4-Augenprinzipien und Freigabeverfahren
- Forderungsbewertung
Zahlungsverkehr
- Hausbanken und Zahlwege
- Zahlläufe, Einzugsläufe
- Elektronischer Kontoauszug mit immobilienbezogener GVC Ausprägung
- Unterstützung virtueller Bankkonten für Debitoren und optional für Kreditoren
- Kassenbuch
Reporting - Debitoren-, Kreditorenbuchhaltung
- Saldenlisten
- Verkehrszahlen
- Forderungsrasterung
- OP-Listen
Vorteile – Debitoren, Kreditoren – Zahlungsverkehr
- Integration
- Hauptbuch
- Immobilienverwaltung
- Beschaffung
- Automatisierung
- Automatisiertes Ausziffern
- Anwender kann Regelwerk erweitern
- Virtuelle Bankkonten
- Bedienbarkeit
- Direktes Ausziffern der Posten in OP-Listen
- Transparenz
- Umfassendes Reporting
Anlagenbuch
- Parallele Abbildung HGB und Steuerrecht
- Anlagenklassenverzeichnis für Immobilienunternehmen
- Integration ins Hauptbuch
- Vereinfachte Buchungen von Anlagenbewegungen über verschiedene Buchungstransaktionen
- Abbildung der wesentlichen Geschäftsvorfälle über zahlreiche Bewegungsarten
- Periodischer Abschreibungslauf
- Berücksichtigung von GWG-Beträgen
Reporting - Anlagenbuch
- Anlagengitter und weitere Berichte
Vorteile – Anlagenbuch
- Parallele Ledger
- Ledgerspezifische Wertansätze möglich, z.B. AHK, AfA
- Integration
- Hauptbuch
- Profit-Center-Rechnung
- Transparenz
- Umfassendes Reporting
Reporting - Darlehen
- Darlehensberichte (Ist-Werte und zukünftige Finanzströme)
Vorteile – Darlehen
- Integration
- Hauptbuch
- Profit-Center-Rechnung
- Wertansätze möglich,
Zahlungsverkehr (Darlehen)
- Transparenz
- Umfassendes Reporting
- Zukünftige Werte (Darlehen)
Controlling
- Objektbilanzen
- Kostenstellen
- Proft-Center
- Kennzahlen
- Reporting
Details
Funktionalitäten und Besonderheiten
Profit-Center-Rechnung
- Abbildung von Wirtschaftseinheiten, Baukörper, Hauseingang, Unternehmensbereichen, Regionen etc.
- Standardhierarchie zur Gliederung von Objekten nach Ländern, Regionen, Standorten, Funktionen, Produktkategorien
- Ableitung eines Profit-Centers für sämtlicher Buchungen im Rechnungswesen
Reporting
- Erstellung von Bilanzen pro Profit-Center
- Standardberichte und Rechercheberichte Plan/Ist-Vergleiche
Vorteile:
- Flexible Struktur
- Unternehmens-spezifische Nutzung der Profit-Center
- Integration
- Hauptbuch
- Immobilienverwaltung
- Projekte/Maßnahmen
- Beschaffung
- Transparenz
- Alle Buchungen (inkl. Bilanzkonten) pro Profit-Center